Chef einer Crew von 920 Leuten

Beat Gerber aus Häusernmoos stand bei mehreren grösseren regionalen Festen an der Front und hat dabei viel Erfahrung gesammelt. Seit zwei Jahren mischt er im OK des Bernisch-Kantonalen Schwingfests 2017 Affoltern i. E. als Personalchef mit. Für ihn bedeutet dies vergleichsweise zu früheren solchen Ämtern eine «Königsdisziplin»; die Aufgabe erfordert umsichtige Planung und viel Koordination mit den andern Ressortleitern.

Affoltern · Als Beat Gerber den Personalbedarf für das Bernisch-Kantonale Schwingfest 2017, Affoltern i.E., vom 6. Juni, Beginn Aufbau bis 9. Juli und zirka zehn Tage für den Abbau, zusammenstellte, hat er sich dabei auf die Zahlen von früheren Bernisch-Kantonalen Schwingfesten abgestützt. Zudem gibt es eine Personalsoftware, die er benützen konnte.
Allerdings musste er die Erfahrungszahlen kräftig nach oben korrigieren. Denn in Affoltern/Weier ist das «Kantonale» der Höhepunkt in einer ganzen Woche mit zahlreichen grösseren Events und abendlichen Vollprogrammen. So standen beispielsweise am Bernisch-Kantonalen Schwingfest in Meiringen, 2016, 1000 Leute im Einsatz. Aber: «In Meiringen dauerte das Fest zwei Tage, bei uns werden es zehn Tage sein», sagt Beat Gerber im Gespräch mit dem «Unter-Emmentaler».
Schon Ende 2015 wurden sämtliche Helfervereine rund um Affoltern/Weier um Mithilfe angeschrieben. So konnten sich diese an den Hauptversammlungen entscheiden, ob sie sich beteiligen wollen. Ab den folgenden Monaten wurde dann auch auf der Homepage eine Anmeldeseite für Helfereinsätze aufgeschaltet; ebenso erschienen Helferaufrufe auf Facebook. Ab Frühjahr 2016 erfolgten aufwändige Rückfragen bei den Vereinen.
Zudem liefen Anfragen an das Militär (VBS) für die Mithilfe beim Auf- und Abbau. Hier erfolgte allerdings eine Absage, da vom Militär nur eidgenössische Feste unterstützt werden. Also wurde eine weitere an den Zivilschutz gerichtet.

Eindrückliche Zahlen
Im April 2017 war dann der Helferbedarf in den einzelnen Ressorts bekannt. Beat Gerber präsentiert eindrückliche Zahlen: 79 Helfervereine, sowohl aus der unmittelbaren Region als auch solche zwischen dem Luzerner Hinterland und dem unteren Teil des Langetentals, beteiligen sich an den Einsätzen; 920 Personen sind als Helferinnen und Helfer eingeschrieben; die meisten helfen in mehreren Schichten und an mehreren Einsatztagen. Die Einsatzbereitschaft der Vereine habe ihn sehr gefreut, meint Beat Gerber, «auch wenn im Moment noch nicht bekannt ist, ob und wieviel pro Helferstunde wir den Vereinen entschädigen können.» Dies werde völlig vom Gewinn abhängig sein, den das Fest abwerfe.
Zurzeit sind, bei einer Arbeitszeit von vier bis sechs Stunden und ohne Abbau, 5805 Einsätze vorgesehen – eine Zahl, die selbst Beat Gerber beeindruckt.  Es sei eine sehr intensive Zeit für alle Beteiligten, insbesondere für das OK und die Beteiligten mit leitenden Funktionen, bestätigt er: «Da haben wir uns mit der Durchführung des Fests tatsächlich einiges zugemutet, aber es läuft; ich bin zuversichtlich. Wir arbeiten gut zusammen.»
Das hange nicht zuletzt auch mit der Zusammensetzung des OK’s zusammen. Denn mehrere Mitglieder rund um den OK-Präsidenten Roland Ryser hätten 2009 bereits im OK des Emmentalischen Schwingfestes in Affoltern i.E. zusammen gearbeitet. Und: Er könne sich innerhalb seines Ressorts auf gute Leute abstützen, ist Beat Gerber dankbar.
Als Ressortleiter Personal ist er zuständig für die Adressenverwaltung/Präsenzliste OK. Seine Stellvertreterin, die gleichzeitig die Protokolle erstellt und ressortbezogene Sonderaufträge ausführt, ist Cornelia Ueltschi. Für die Einsatzplanung ist Fritz Wüthrich zuständig, für die Einsätze, Bekleidung und Verpflegung der Helfer Hans Flückiger und für die Einsätze Auf- und Abbau der Infrastruktur Adrian Stalder.
Anfangs Februar wurde den Helfervereinen das Konzept vorgestellt; dabei wurden sie auch mit den Zuständigkeiten des Personalressorts vertraut gemacht. Zurzeit laufen die Zustellung und allfällige Korrekturen der Einsatzpläne. «Es ist klar», fasst Beat Gerber zusammen, «bei der kleinsten Anpassung in den Programmabläufen hat dies Einfluss auf uns, auf die Festwirtschaft ... eigentlich auf alles.» Doch das sei unvermeidlich und normal. Deshalb sei es wichtig, während dem Fest Leute «auf Reserve» einsatzbereit zu halten. So wurden beispielsweise die Mitglieder des Jodlerchörlis Weier (das Jodlerchörli ist zusammen mit der  Trachtengruppe Affoltern i.E. Teil des Trägervereins Bernisch-Kantonales Schwingfest 2017 Affoltern i.E.) während den Festtagen als «Ventile» dienen und dort zupacken, wo es plötzlich nötig wird.
Klar, dass das Ressort Personal während den zehn Festtagen rund um die Uhr im Personalzelt anwesend sein wird. «Ab dem 30. Juni steht immer jemand von uns auf dem Platz.» Im Personalzelt erhalten die Helferinnen und Helfer ihre Kleidung, werden auf den Präsenzlisten erfasst, werden verpflegt, erhalten die nötigen Mittel, um ihren Einsatz auszuführen.
«Äs gseht guet us», stellt Beat Gerber fest. Nach momentanem Stand seien die Einsätze noch nicht mit genügend Leuten abgedeckt. Darum schätze man es, dass auch jetzt immer noch Online-Anmeldungen eintreffen würden. «Wir sind dankbar für alle Hände, die tatkräftig mithelfen.»

Infos
www.schwingfestaffoltern.ch

Von Liselotte Jost-Zürcher