Wenn der Butler die Briefe zustellt

Die Gemeinde Bleienbach ist definitiv im digitalen Zeitalter angekommen: Mehr noch, die Gemeindeverwaltung ist mit dem BriefButler sogar äusserst innovativ unterwegs, denn mit diesem Dienst werden ab sofort Briefe, Dokumente und Rechnungen wahlweise digital zugestellt.

Oberaargau · Als sich auf der Gemeindeverwaltung in Bleienbach die Erneuerung der gesamten EDV aufdrängte, kam auch die Frage auf, wie man künftig Akten, Dokumente und Briefe versenden soll. Finanzverwalterin Christine Zbinden nahm sich diesem Projekt an. Dabei wurde ihr das Online-Tool BriefButler vom Anbieter für die Software der Gemeindeverwaltung empfohlen. Wie der Versand von Briefen und Dokumenten, die mit dem BriefButler-Tool erstellt wurden, erfolgen soll, kann vorgängig genau definiert werden. Auf diese Weise wird der Butler künftig selbständig die Dokumente per E-Mail oder auf dem Postweg zustellen.

Aufwand wird reduziert
Seit wenigen Tagen ist der BriefButler für die Gemeindeverwaltung Bleienbach im Einsatz. Die Dorfbewohner können ihre Post bei der Gemeindeverwaltung digital anfordern, indem sie einfach eine Mailadresse hinterlegen. Beim nächsten Aktenversand der Gemeindeverwaltung wird der BriefButler aktiv und bedient die Einwohner automatisch mit den Dokumenten per Post oder E-Mail. Reagiert der Empfänger nicht auf die E-Mail, weil er beispielsweise in den Ferien weilt, wird der Butler nach einer bestimmten, vordefinierten Zeitspanne die Dokumente auf dem Postweg zustellen. Die Vorteile des BriefButlers liegen laut dem österreichischen Anbieter auf der Hand: «Durch digitale Zustellung können Produktion, Versand und Postaufgabe von Dokumenten ausgelagert und damit Kosten deutlich gesenkt werden», wirbt die Firma auf Ihrer Webseite für Ihr Angebot. Erwähnt wird zudem, dass mit der Online-Zustellung von Dokumenten und Briefen eine deutlich höhere Sicherheit gewährleistet sei als beim Versand per Post. Ob mit dem BriefButler letztendlich tatsächlich Kosten gespart werden, möchte Christine Zbinden zum jetzigen Zeitpunkt nicht beurteilen, «aber mit der automatischen Zustellung von Dokumenten via BriefButler wird zweifellos der administrative Aufwand reduziert und erfolgt der Versand auf umweltverträglichere Art als bislang», betont die 45-jährige Finanzverwalterin, die darauf hinweist, dass etwa ein grösserer Rechnungsversand bislang stets sehr viel Handarbeit erforderte.

Erste Einwohner nutzen BriefButler
Aber vor allem entspreche dieses Angebot dem heutigen Trend, sagt Zbinden mit Verweis auf die Vorgaben des Kantons. «Der Kanton Bern drängt schon länger darauf, Verwaltungen zu digitalisieren und dazu entsprechende Tools zu nutzen», erwähnt die Langen-thalerin, die seit fünf Jahren auf der Gemeindeverwaltung in Bleienbach arbeitet. Lachend fügt die dreifache Mutter hinzu: «In Bleienbach waren wir bislang nicht die Modernsten, aber hier sind wir für einmal sehr innovativ unterwegs und gehören vermutlich zu den Ersten in der Region, die mit einem solchen Tool arbeiten.»
Im Mitteilungsblatt der Gemeinde wurde das neue Arbeitsinstrument, mit dem die Verwaltung künftige Akten versendet, publik gemacht. Erfreulich ist laut Christine Zbinden, dass bereits einige Personen darauf reagiert und ihre E-Mail-Adresse hinterlegt haben, damit sie in Zukunft die Post von der Gemeindeverwaltung via BriefButler digital erhalten. Gleichzeitig ist sich die Finanzverwalterin aber auch bewusst, dass damit das Ende des postalischen Briefversandes noch nicht besiegelt ist. «Mit dem BriefButler steht unserer Verwaltung einfach ein neues, zeitgemässes Arbeitsinstrument zum Versand von Akten und Dokumenten zur Verfügung. Selbstverständlich bedienen wir unsere Bürgerinnen und Bürger auch weiterhin mit unseren Dokumenten über alle gewünschten Kanäle, auch via Post, wenn dies gewünscht wird», gibt Christine Zbinden abschliessend zu verstehen.

Von Walter Ryser